AVG

Betreft: privacy wetgeving / AVG

In mei 2018 is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) veranderd in de AVG. De regels zijn strenger geworden om de privacy van leerlingen nog beter te waarborgen.

Deze brief ontvangt u omdat wij u willen laten weten hoe wij omgaan met de persoonlijke gegevens, zowel aan onze medewerkers als aan ouders.

Op de Springplank gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen en hun ouders. Dit is vastgelegd in het privacyreglement van stichting EduCare. Hierin staat beschreven hoe we op school omgaan met leerlinggegevens, en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Voor onze medewerkers hebben we een gedragscode ontwikkeld voor de omgang met leerlinggegevens en ook technisch en formeel zijn maatregelen genomen ten aanzien van digitale beveiliging, accountbeleid, bewerkersovereenkomsten en extra aandacht voor geheimhoudingsplicht en discretie.

Om welke gegevens gaat het?

De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen we van de ouders, maar soms ook van verschillende organisaties waarbij de leerling betrokken is.

In school maken we alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en het begeleiden van onze leerlingen

Gegevens over de leerlingen in school, zoals bijvoorbeeld cijfers en vorderingen, worden geregistreerd. Daarnaast worden bijzondere persoonsgegevens geregistreerd, maar alleen als dat nodig voor de juiste, veilige begeleiding van een leerling (denk aan medische gegevens zoals medicatie).

Waar staan de persoonsgegevens en wie hebben er toegang?

De leerlinggegevens, vorderingen en afspraken van / over de leerlingen worden vastgelegd in ons leerlingvolg- / administratiesysteem. Deze programma’s zijn beveiligd en alleen toegankelijk voor medewerkers die bij de leerling betrokken zijn.
Daarbij hebben we ook nog een papieren leerlingdossier. De dossierkasten zitten op slot en dossiers mogen ook alleen ingezien worden door mensen die betrokken zijn bij de leerling

Eventuele individuele handelprotocollen (wat te doen bij…) bewaren we in de klas (we moeten het voor het grijpen hebben in geval van nood) Deze protocollen nemen we ook mee als we een buitenschoolse activiteit doen.

Digitaal leermateriaal

Tijdens de lessen maken wij gebruik van digitale leermaterialen. Stichting EduCare heeft met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maken we op de Springplank onder andere gebruik van Basispoort. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Via Basispoort worden geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld. Basispoort geeft op haar eigen website informatie (http://info.basispoort.nl/privacy). Als leerlingen inloggen op online leerprogramma’s gebeurt dit middels een geanonimiseerde alias waardoor het wel voor de leerkracht duidelijk is om welke leerling het gaat, maar voor anderen niet.

Internet en sociale media

We hanteren een Richtlijn Digitale media waarin beschreven wordt wat leerlingen en personeel wel of niet kunnen doen online. We besteden in onze lesprogramma`s aandacht aan bv wat je wel en niet deelt op sociale media / online, om ook de leerlingen er bewust van te maken dat je zorgvuldig om moet gaan met je gegevens.

Rechten van ouders en toestemming

Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als er gegevens zijn opgeslagen die niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen.

Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de leerkracht van uw kind/pupil of met de IB’er. We zullen u ook op andere momenten opnieuw om goedkeuring vragen informatie te delen, bijvoorbeeld als uw kind specialistische begeleiding nodig heeft die we als school niet zelf in huis hebben of als uw dochter / zoon van school gaat, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap informatie nodig heeft.

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school, KlasBord of in de schoolgids, vragen wij aan het begin van het schooljaar uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven (graag wel aan ons laten weten!), of om eerder gegeven toestemming in te trekken. Ook kan het zijn dat we u nog specifiek toestemming vragen voor het gebruik van beeldmateriaal voor een ander doel (bv een voorlichtingsfilm over de school) Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de beelden omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto/filmpje te plaatsen.

Bewaartermijnen

Het leerlingdossier wordt tot vijf jaar nadat de leerling de school heeft verlaten bewaard. Het psychologisch rapport wordt maximaal twee jaar in het leerlingdossier bewaard. Na het verstrijken van deze termijnen worden de gegevens vernietigd.

Copyright 2018 Springplank